Die 10 unnötigsten Fehler bei der GmbH-Gründung (und wie du sie vermeidest)

Fehler #1: UG gründen statt GmbH

Wenn du ein opera­tives Unter­nehmen grün­dest, kann ich dir von einer UG (haftungs­be­schränkt) nur abraten.

Warum?

Weil du mit einer UG (haftungs­be­schränkt) ein schäd­li­ches Signal an poten­zi­elle Kunden und Geschäfts­partner sendest.

Ein großer Makel der UG (haftungs­be­schränkt) ist, dass dieser blöde Zusatz „(haftungs­be­schränkt)“ im Geschäfts­ver­kehr immer mitge­führt werden muss – also auf jeder Rech­nung, in der E‑Mail-Signatur, im Impressum etc.

Der Zusatz „(haftungs­be­schränkt)“ ist laut. Und es schreit: Frisch gegründet, kleines Unter­nehmen, wenig Kapital, für eine GmbH hat es leider nicht gereicht.

Das ist nicht die Botschaft, die du senden möchtest.

Dabei kannst du eine GmbH schon mit 12.500 € gründen. Es muss bei Grün­dung die Hälfte des Stamm­ka­pi­tals in Höhe von 25.000 € einge­zahlt werden.

Nur wenn die Gesell­schaft nach außen kaum sichtbar wird, ist auch eine UG ausrei­chend. Zum Beispiel, weil es um eine Holding handelt. Oder weil du ausschließ­lich über Reseller wie Digistore24, Cope­Cart oder Amazon KDP verkaufst.

Fehler #2: Holding nicht mitplanen

Wenn du eine GmbH für dein opera­tives Unter­nehmen grün­dest, soll­test du immer die Holding mitplanen. Aus zwei Gründen:

1. Grün­dest du Holding und Operativ-GmbH in Stafette, also nach­ein­ander, kannst du beide Gesell­schaften mit einem Stamm­ka­pital gründen: Die Holding kann das einge­zahlte Stamm­ka­pital nämlich direkt an die Operativ-GmbH weiterreichen.
2. Wenn du nicht allein grün­dest, ist es sehr aufwendig, später in die Holding­struktur zu gehen. Denn nur, wer mehr als 50 Prozent hat, kann seine Anteile jeder­zeit steu­erneu­tral in die Holding einbringen. Bei zwei oder mehr Gesell­schaf­tern hat maximal einer, meist aber keiner der Gesell­schafter die Mehr­heit (wenigs­tens 50 % plus eine Stimme).

Grün­dest du allein, kannst du jeder­zeit später steu­erneu­tral in die Holding­struktur wech­seln. Unter Umständen könnest du sogar deine opera­tive GmbH auch als Holding nutzen.

Wenn du die GmbH nicht allein grün­dest, solltet ihr direkt über eine Holding­struktur gründen: Erst gründet jeder seine Holding und dann wird direkt im Anschluss die gemein­same Operativ-GmbH als Tochter gegründet. 

Fehler #3: GmbH neu gründen statt umwandeln

Wenn du mit der Grün­dung der GmbH ein völlig neues Unter­nehmen star­test, steht deiner GmbH-Grün­dung nichts im Wege.

Vorsicht ist jedoch geboten, falls es sich nicht um ein neues Unter­nehmen handelt: Wenn du schon selb­ständig bist und du dein bestehendes Unter­nehmen in Form einer GmbH weiter­führen möch­test, dann reicht eine einfache Neugrün­dung der GmbH meist nicht aus.

Für die Über­tra­gung des Unter­neh­mens in eine GmbH gibt es einen beson­deren Weg: die Umwand­lung zur GmbH.

Eine Umwand­lung ist der einzige Weg, durch den du das Unter­nehmen garan­tiert steu­er­frei in eine GmbH über­führen kannst. Ohne dass da enorme Steu­er­ri­siken schlum­mern (erkläre ich gleich).

Wenn du dazu noch möch­test, dass alle bestehenden Verträge auto­ma­tisch auf die GmbH über­gehen, geht das nur durch diesen Umwand­lungs­pro­zess (nennt sich dann Gesamtrechtsnachfolge).

Was du auf keinen Fall machen soll­test: Eine neue GmbH gründen und das Einzel­un­ter­nehmen klamm­heim­lich in die GmbH ziehen.

Falls das Finanzamt dies später mitbe­kommt, wird es teuer.

Denn aus Sicht des Finanz­amts hast du alle Vermö­gens­werte deines Unter­neh­mens aus dem Betriebs­ver­mögen in dein Privat­ver­mögen entnommen und dann in die GmbH eingebracht.

Diese Entnahme wird besteuert wie ein fiktiver Verkauf:

Das Finanzamt bewertet dein Unter­nehmen mit dem 13,75-fachen (!) des durch­schnitt­li­chen Gewinns der letzten drei Jahre.

Dieser Faktor ist schmerz­lich hoch. Schon bei einem Durch­schnitts­ge­winn von 100.000 € im Einzel­un­ter­nehmen müsste eine Entnahme in Höhe von 1,375 Millionen Euro im persön­li­chen Einkommen versteuert werden.

Dann müss­test du ca. 600.000 € Steuern nachzahlen!

Obwohl du kein Geld für dein Unter­nehmen erhalten hast, sondern es nur in die GmbH über­führt hast.

Das gilt auch, wenn deine Selb­stän­dig­keit aus nicht viel mehr besteht, als dem Wissen in deinem Kopf und deinem Laptop – also auch für Freiberufler.

Es klingt verrückt, aber für das Finanzamt gehört das Wissen in deinem Kopf zum Betriebs­ver­mögen (genauer gesagt, das Know-how, das du dir während deiner Selb­stän­dig­keit erworben hast).

Deshalb gilt: Falls es sich nicht um ein voll­kommen neues Unter­nehmen handelt, soll­test du eine Umwand­lung zur GmbH vornehmen.

Die Umwand­lung ist zwar teurer und aufwen­diger als eine Neugrün­dung, aber dafür musst du keine Angst vor einer Betriebs­prü­fung und einer Steu­er­nach­zah­lung haben.

Für die Umwand­lung habe ich ein spezi­elles Mento­ring­pro­gramm »Erfolg­reich vom Einzel­un­ter­nehmen in die GmbH«, für das du dich hier auf die Warte­liste eintragen kannst

Fehler #4: Notariatsleistungen nicht ausschöpfen

Nota­rinnen und Notare sind Organe der Rechts­pflege. Ihre Aufgabe ist es, Doku­mente und Urkunden so aufzu­setzen, dass möglichst keine recht­li­chen Unklar­heiten bleiben. So sollen künf­tige Rechts­strei­tig­keiten vermieden werden.

Lass es mich ganz deut­lich machen: Sie verdienen ihre Gebühren also nicht nur durch schnelles Vorlesen.

Zu den Aufgaben gehören:

• Entwerfen von Verträgen und Doku­menten basie­rend auf deinen Vorgaben;
• Recht­liche Bera­tung, wie die gewünschten Rege­lungen am besten umge­setzt werden;
• Beant­worten von Fragen zur Bedeu­tung von Vertrags­ele­menten und zum Gründungsablauf.

Also nimm diese Leis­tungen auch in Anspruch. Lass die Nota­riate für die Gebühren auch arbeiten.

Meist ist es nicht erfor­der­lich, Verträge von Rechts­an­wälten aufsetzen zu lassen. Viele Notare arbeiten lieber mit ihren eigenen Vorlagen, statt zuge­lie­ferte Verträge prüfen zu müssen. Diese Rechts­an­walts­kosten kannst du dir mehr­heit­lich sparen.

Wichtig: Nota­rinnen und Notare dürfen nur unpar­tei­isch beraten. Sie dürfen die betei­ligten Parteien also nur gemein­schaft­lich und neutral beraten.

Eine zusätz­liche Rechts­be­ra­tung brauchst du daher nur, wenn es mehrere Vertrags­partner gibt und nur im Hinblick auf deine Inter­essen beraten werden möchtest.

Fehler #5: Stammkapital zu hoch ansetzen

Das Stamm­ka­pital der GmbH beträgt mindes­tens 25.000 €. Es ist selten sinn­voll, bei der Grün­dung ein höheres Stamm­ka­pital zu wählen.

Falls du die GmbH mit mehr als nur 25.000 € Kapital ausstatten möch­test, dann soll­test du das nicht über das Stamm­ka­pital regeln.

Denn an einmal als Stamm­ka­pital einge­zahltes Kapital kommst du nur schwer wieder heran.

Ein besserer Weg ist ein Gesell­schaf­ter­dar­lehen an die GmbH. Denn ein Gesell­schaf­ter­dar­lehen kann die GmbH jeder­zeit steu­er­frei an dich zurückzahlen.

Fehler #6: Geschäftsleitung am falschen Ort

Der Ort der Geschäfts­lei­tung ist derje­nige Ort, an dem die Geschäfte tatsäch­lich geleitet werden. Das hat nichts zu tun mit der offi­zi­ellen Anschrift oder einer Büroadresse.

Vom Ort der Geschäfts­lei­tung ist abhängig, welches Finanzamt zuständig ist und wo die Gesell­schaft gewer­be­steu­er­pflichtig wird.

Wenn du Gewer­be­steuer sparen möch­test, dann musst du in der Gemeinde mit dem nied­ri­geren Gewer­be­steu­er­satz auch tätig werden.

Es reicht eben nicht, dort nur ein Büro anzu­mieten. Entschei­dend ist, dass du dann auch wirk­lich dort die Geschäfte führst.

Oft werde ich gefragt, was dafür nötig ist. Ob es reicht, die Gesell­schaf­ter­be­schlüsse dort zu tätigen. Oder welche Nach­weise gegen­über dem Finanzamt erfor­der­lich sind.

Wer solche Fragen stellt, weiß doch, dass der eigent­liche Ort der Geschäfts­lei­tung eben nicht in der Gewer­be­steu­er­oase ist.

Das kann richtig schief­gehen: Statt Gewer­be­steuer zu sparen, muss doppelt gezahlt werden. 

Es kann nämlich passieren, dass die volle Gewer­be­steuer in der zustän­digen Gemeinde nach­ge­zahlt werden muss, ohne dass die in der Gewer­be­steu­er­oase gezahlte Gewer­be­steuer erstattet wird.

Noch schlimmer: Oft handelt es sich schlicht und einfach um Steu­er­hin­ter­zie­hung nach § 370 der Abga­ben­ord­nung (AO).

Hier einige aktu­elle Fälle und Artikel dazu:

• WDR: Firma soll Steu­er­oase Monheim als Schein­sitz genutzt haben
• ZEIT ONLINE: Masken­deal-Prozess: Andrea Tandler soll vier Jahre und fünf Monate ins Gefängnis
• Wirt­schafts­woche: Opera­tion Oase: Ermittler machen Druck auf deut­sche Steuerparadiese
• Frank­furter Rund­schau: Steu­er­oasen in Deutsch­land: Ermittler unter­su­chen umfang­reiche Steuerhinterziehung
• ZDF Magazin Royale: Eine Steu­er­oase zwischen deut­schen Eichen

Selbst, wenn es nicht entdeckt wird, ist es doch ein Damo­kles­schwert, das dauer­haft über einem schwebt. Allein das ungute Gefühl und die Sorgen, wenn eine Betriebs­prü­fung ange­kün­digt wird.

Das ist doch die paar Prozent­punkte Steu­er­ersparnis nicht wert.

Mein Grund­satz: Halte deine Steu­er­struktur so einfach wie möglich, mach keine Steu­er­tricks, die nicht den Tatsa­chen entspre­chen und verdiene vorn raus mit deinem Unter­nehmen so viel mehr, dass du die Steu­er­tricks nicht nötig hast.

Fehler #7: Arbeitszimmer im Eigenheim

Große Vorsicht ist geboten, wenn du der GmbH Vermö­gens­werte über­lässt, die du persön­lich besitzt. Meist: das Arbeits­zimmer in der eigenen Immobilie.

Dabei ist es uner­heb­lich, ob die Über­las­sung von der GmbH vergütet wird. Auch eine unent­gelt­liche Über­las­sung kann eine Betriebs­auf­spal­tung begründen.

Was eine Betriebsaufspaltung ist

Wenn eine Person oder mehrere Personen zusammen sowohl bei der Immo­bilie als auch bei der GmbH ihren geschäft­li­chen Betä­ti­gungs­willen durch­setzen können, entsteht eine Betriebs­auf­spal­tung: Der gemein­same Betrieb ist aufge­spalten in ein Besitz­un­ter­nehmen (die Immo­bilie bzw. das Arbeits­zimmer) und ein Betriebs­un­ter­nehmen (die GmbH-Anteile).

Solange die Betriebs­auf­spal­tung besteht, passiert erst einmal nicht viel.

Gefähr­lich wird die unbe­merkte Auflö­sung der Betriebs­auf­spal­tung. Etwa bei einem Umzug oder wenn ein neues Büro bezogen wird.

Was die Auflösung der Betriebsaufspaltung bewirkt

Bei Auflö­sung der Betriebs­auf­spal­tung werden beide Betriebs­be­stand­teile – Besitz­un­ter­nehmen (Arbeits­zimmer) und Betriebs­un­ter­nehmen (GmbH-Anteile) – vom Betriebs­ver­mögen ins Privat­ver­mögen entnommen.

Diese durch die Been­di­gung der Betriebs­auf­spal­tung ausge­löste Entnahme wird besteuert wie ein fiktiver Verkauf!

Beim Arbeits­zimmer wird der in der Zeit der Betriebs­auf­spal­tung entstan­dene Wert­zu­wachs besteuert – nicht schön, aber noch zu verschmerzen.

Die große Gefahr besteht bei den GmbH-Anteilen: Je erfolg­rei­cher du warst, desto höher die Steuerrechnung.

Denn die Entnahme der GmbH-Anteile wird so besteuert, als hättest du die GmbH verkauft zum 13,75-fachen des durch­schnitt­li­chen Jahres­ge­winns der letzten drei Jahre.

Ange­nommen, du hast die GmbH als Allein­ge­sell­schafter vor zehn Jahren gegründet. Du hast das Unter­nehmen erfolg­reich aufge­baut und hast die GmbH auf einen durch­schnitt­li­chen Jahres­ge­winn von 500.000 € gebracht. Dann wird die Auflö­sung der Betriebs­auf­spal­tung so versteuert, als hättest du die GmbH für 6,875 Millionen Euro verkauft. Da der Groß­teil davon im Reichen­steu­er­satz von 45 % versteuert wird, entsteht eine Steu­er­last von rund 3 Millionen Euro, die privat zu zahlen sind.

Keine Betriebs­auf­spal­tung entsteht, wenn:

• Du bei der GmbH nicht allein deinen Willen durch­setzen kannst, also meist, wenn du 50 % oder weniger Anteile hältst
• oder du bei der Immo­bilie nicht allein deinen Willen durch­setzen kannst, etwa weil du nur 50 % oder weniger besitzt oder du zwar die Mehr­heit hast, aber noch Mitge­sell­schafter hast und verein­bart wurde, dass Beschlüsse nur einstimmig gefasst werden können.

Was ist, wenn das Arbeitszimmer nur gemietet ist?

Strittig unter Steu­er­be­ra­tern ist, ob eine Betriebs­auf­spal­tung auch bei einer Miet­im­mo­bilie entstehen kann.

Nicht eindeutig ist es deshalb, weil die Betriebs­auf­spal­tung nicht im Gesetz gere­gelt ist, sondern sich als Rechts­in­stitut durch viele gericht­liche Recht­spre­chungen entwi­ckelt hat.

Basie­rend auf meinem Austausch mit einigen Steu­er­be­ra­tern zu diesem Thema ist für mich am plau­si­belsten, dass eine Betriebs­auf­spal­tung nur entstehen kann, wenn der GmbH ein in der Bilanz akti­vie­rungs­fä­higes Wirt­schaftsgut über­lassen wird.

Akti­vie­rungs­fähig wäre das Eigentum der Immo­bilie oder eigen­tums­ähn­liche Rechte, wie ein Pacht­recht oder das Recht zur Unterverpachtung.

Wenn du zur Miete wohnst, hast du in der Regel keine akti­vie­rungs­fä­higen Rechte an der Immo­bilie. So ist in vielen Mieter­ver­trägen das Recht der Unter­ver­mie­tung ausgeschlossen. 

Was ist, wenn schon eine Betriebsaufspaltung besteht?

Wie beschrieben, ist nicht die Betriebs­auf­spal­tung selbst das Problem, sondern die Folgen der Auflö­sung. Vor allem, wenn diese Auflö­sung verse­hent­lich und unge­plant geschieht.

Wenn du bei dir eine Betriebs­auf­spal­tung vermu­test, soll­test du dich dazu steu­er­lich beraten lassen. Es gibt steu­er­liche Gestal­tungen, die Betriebs­auf­spal­tung so zu zemen­tieren, dass der Steu­er­schaden nicht entstehen kann.

Fehler #8: Domains nicht übertragen

Auch bei anderen der GmbH über­las­senen Vermö­gens­werten kann eine Betriebs­auf­spal­tung entstehen. Etwa wenn Domains, Marken oder Rechte der GmbH über­lassen werden.

Das bedeutet: Wenn du vor Grün­dung der GmbH die Domains anmel­dest oder die Marke eintragen lässt, dann soll­test du diese direkt nach der Grün­dung unbe­dingt an die GmbH übertragen.

So vermei­dest du das Risiko der Betriebsaufspaltung.

Eine Betriebs­auf­spal­tung entsteht aber nur, wenn die über­las­senen Vermö­gens­werte für die GmbH eine wesent­liche Betriebs­grund­lage darstellen.

Unpro­ble­ma­tisch sind beispiels­weise Neben-Domains, die nicht genutzt werden oder wo nur eine Weiter­lei­tung zur Haupt-Domain erfolgt.

Fehler #9: Mit Sacheinlagen gründen

Eine Sach­grün­dung ist aufwen­diger und risi­ko­rei­cher als eine Bargründung.

Bargrün­dung heißt hier nicht Bargeld, sondern dass die Stamm­ein­lage per Über­wei­sung auf das Konto der frisch beur­kun­deten GmbH einge­zahlt wird.

Bei einer Sach­grün­dung werden statt der Barein­zah­lung Sachen einge­bracht. Das können mate­ri­elle Sach­ein­lagen sein wie Immo­bi­lien, Maschinen oder Wert­pa­piere oder imma­te­ri­elle Sach­ein­lagen wie Marken, Patente, Lizenzen oder Urheberrechte.

Ich empfehle dir, möglichst durch in bar zu gründen und nicht durch Sacheinlage.

Aus diesen Gründen:

• Während bei Bargrün­dung die Einzah­lung des halben Stamm­ka­pi­tals, also 12.500 €, ausreicht, muss die Sache wenigs­tens das volle Stamm­ka­pital von 25.000 € wert sein.
• Die Sach­grün­dung erfor­dert einen Sach­grün­dungs­be­richt, der gegen­über dem Handels­re­gister die Wert­hal­tig­keit der Sach­ein­lagen begründet. Auch wenn die Gesell­schafter den Sach­grün­dungs­be­richt selbst erstellen dürfen, wird ein extern erstellter Sach­grün­dungs­be­richt, etwa durch eine Steu­er­be­ra­tung, für das Handels­re­gister glaub­wür­diger sein. In jedem Fall bedeutet der Sach­grün­dungs­be­richt einen höheren Aufwand.
• Sollte das Handels­re­gister dem Sach­grün­dungs­be­richt nicht folgen und die Wert­hal­tig­keit der Sach­ein­lagen anzwei­feln, verzö­gert sich die Eintra­gung der GmbH in das Handels­re­gister und weitere Kosten entstehen. Der Sach­grün­dungs­be­richt muss über­ar­beitet werden, ggf. sind weitere Sach- und/oder Barein­lagen notwendig.

Du siehst: Die Sach­grün­dung verur­sacht Reibung, Aufwand und Risiken bei der Gründung.

Dabei soll doch die GmbH-Grün­dung möglichst schnell und reibungslos erfolgen. Abge­schlossen ist die Grün­dung erst mit der Eintra­gung in das Handelsregister.

Vorsicht auch vor versteckten Sach­ein­lagen: Wenn die GmbH nach Bargrün­dung mit der einge­zahlten Stamm­ein­lage einem Gesell­schafter Sachen abkauft, ist das gleich­be­deu­tend mit einer Sach­grün­dung. Proble­ma­tisch kann das im Insol­venz­fall werden: Da ein Sach­grün­dungs­be­richt fehlt, hat ein Insol­venz­ver­walter leichtes Spiel, die Wert­hal­tig­keit anzu­zwei­feln und Nach­zah­lung der fehlenden Stamm­ein­lagen zu fordern.

Fehler #10: Vorratsgesellschaften übernehmen

Wer es bei der GmbH-Grün­dung eilig hat, dem erscheinen Vorrats­ge­sell­schaften verlo­ckend. Der gewünschte Beschleu­ni­gungs­ef­fekt wird jedoch meist nicht erreicht.

Zum einen darf eine GmbH in Grün­dung schon Geschäfte tätigen und Verträge eingehen.

Die Unter­schrift unter der Grün­dungs­ur­kunde der Holding-GmbH ist kaum getrocknet und dennoch darf die Holding direkt im Anschluss an ihre eigene Grün­dung eine Tochter-GmbH gründen. Oder eine Immo­bilie kaufen.

Bis zur Eintra­gung der GmbH in das Handels­re­gister (HR) handelst du zwar persön­lich für die vorge­nom­menen Rechts­ge­schäfte, diese soge­nannte Handeln­den­haf­tung erlischt jedoch mit der HR-Eintragung.

Zum anderen benö­tigt eine Vorrats­ge­sell­schaft wahr­schein­lich eine neue Steu­er­nummer, da sich bei einer Vorrats­ge­sell­schaft die Zustän­dig­keit des Finanz­amts ändert. 

Hinzu kommen einige Nach­teile von Vorratsgesellschaften:

• Vorrats­ge­sell­schaften sind mit Risiken verbunden. Schließ­lich weißt du nicht, was vor deiner Über­nahme mit der Gesell­schaft passiert ist.
• Die Über­nahme einer Vorrats­ge­sell­schaft ist wenigs­tens doppelt so teuer wie eine regu­läre GmbH-Grün­dung. Bei der Vorrats­ge­sell­schaft müssen wenigs­tens Name und Unter­neh­mens­ge­gen­stand geän­dert werden. Wie bei der GmbH-Grün­dung erfor­dern solche Satzungs­än­de­rungen eine nota­ri­elle Beur­kun­dung mit entspre­chenden Kosten. Hinzu­kommen die Grün­dungs­kosten der Vorrats­ge­sell­schaft und die Kosten für den Dienst­leister, der die Gesell­schaft bereitstellt.

Daher meine Empfeh­lung: Gründe lieber selbst.